Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?
La domiciliation d'entreprise est l'acte d'établir officiellement l'adresse administrative, juridique et fiscale de ton entreprise. C'est à cette adresse que tous les documents officiels et correspondances de ton entreprise seront reçus.
Cette étape est indispensable et obligatoire pour l'immatriculation d'une entreprise lors de sa création.
En choisissant l'adresse de ton siège social, tu détermines :
- La nationalité de ton entreprise et la législation qui lui est applicable.
- Les tribunaux compétents en cas de litiges concernant ton entreprise.
- L'endroit où tu dois effectuer certaines formalités légales, comme la publication d'annonces de création dans un journal d'annonces légales (JAL).
Il est important de noter que l'adresse choisie pour la domiciliation apparaîtra sur de nombreux documents officiels tels que les statuts, les factures et les contrats, ainsi que sur le site internet de l'entreprise. Il est donc essentiel de bien choisir cette adresse, car elle a des implications juridiques et administratives.
Pour plus d'informations, tu peux consulter les articles L123-10 et L123-11 du Code de commerce.
Puis-je avoir une domiciliation pour un établissement secondaire ou complémentaire ?
Non, tu ne peux pas utiliser une domiciliation pour un établissement secondaire ou complémentaire. La domiciliation est strictement réservée à l'adresse du siège social d'une entreprise.
Si tu as besoin d'une adresse supplémentaire à celle du siège social pour ton entreprise, tu devras recourir à un service d'adresse postale de correspondance. Bien que les services fournis soient similaires à ceux de la domiciliation, un contrat d'adresse postale n'est pas utilisé pour immatriculer un établissement secondaire ou complémentaire.
Un établissement, selon les tribunaux et l'URSSAF, est défini comme un lieu physique réel où une entreprise exerce une activité commerciale ou de production. C'est un lieu géographiquement distinct mais juridiquement relié à une entreprise.
Il est important de noter que si tu utilises un contrat d'adresse postale pour essayer d'immatriculer un établissement secondaire ou complémentaire, cela peut entraîner des conséquences juridiques. Les dirigeants peuvent être poursuivis pour des actes tels que des pratiques commerciales trompeuses, de la publicité mensongère ou la tentative d'induire en erreur d'autres parties.
Pour une référence légale à ce sujet, tu peux consulter l'article L121-1 du Code de la consommation.
Quand dois-je signer un contrat de domiciliation ?
Pour une création d’entreprise
Si tu envisages de créer une entreprise, la signature d'un contrat de domiciliation doit être effectuée avant de procéder aux étapes d'immatriculation et de démarrage de ton activité. Ce contrat sera utilisé comme preuve de l'adresse de ton siège social lors des démarches administratives.
Il est crucial pour les entreprises sous forme de personnes morales (comme les sociétés) de s'assurer que la date d'effet du contrat de domiciliation soit antérieure à la date de signature des statuts et au moment du dépôt du capital social auprès de la banque. La raison en est que la date à laquelle tu signes les statuts est considérée comme la date de début d'activité de ton entreprise, même si elle n'est pas encore officiellement immatriculée. De plus, lors de la création d'un compte bancaire professionnel pour déposer le capital social, la banque exigera une preuve de l'adresse du siège social, que le contrat de domiciliation fournira.
Ainsi, il est essentiel de bien planifier et de s'assurer que le contrat de domiciliation est signé à temps pour éviter tout désagrément ou retard dans le processus de création de ton entreprise.
Pour un transfert de siège social
Lorsque tu envisages de transférer le siège social de ton entreprise, la première étape est de signer un contrat de domiciliation à la nouvelle adresse. Ce contrat est essentiel car il servira de preuve de la nouvelle adresse du siège social.
Avant d'entamer les démarches administratives de transfert et de mise à jour des documents légaux relatifs à ton entreprise, il est crucial d'avoir ce contrat en place. Une fois signé, tu peux utiliser le contrat de domiciliation comme justificatif pour procéder aux modifications nécessaires et officiellement transférer le siège social de ton entreprise.
Il est donc primordial de veiller à la signature de ce contrat avant de démarrer toute procédure de transfert pour assurer une transition en douceur et conforme aux exigences légales.
Quels sont les documents obligatoires à transmettre pour à un contrat de domiciliation ?
Entreprise personne physique (entreprise individuelle, micro-entreprise, auto-entrepreneur, profession libérales…)
Si tu es une entreprise personne physique (comme une entreprise individuelle, micro-entreprise, auto-entrepreneur ou profession libérale), voici les documents obligatoires à fournir pour souscrire à un contrat de domiciliation :
Justificatif d'identité du dirigeant (en cours de validité et avec bande MRZ) :
- Carte nationale d'identité
- Passeport
- Titre de séjour
- Permis de conduire
Justificatif de domicile du dirigeant :
- Facture d'énergie (électricité, gaz, eau)
- Facture de téléphone fixe
- Quittance de loyer
- Attestation d'assurance habitation
- Taxe d'habitation
- Taxe foncière
- Avis d'imposition
- Acte de propriété
Justificatif de coordonnées téléphoniques du dirigeant :
- Facture de téléphone portable
- Contrat avec le fournisseur de services téléphoniques
Justificatif d’immatriculation pour les entreprises déjà existantes :
Extrait de l'INPI : Justificatif d'immatriculation au Répertoire National des Entreprises. Pour obtenir ce document, tu peux le télécharger gratuitement ici.
Entreprise personne morale (société (EURL, SARL, SASU, SAS, SA, SCI…))
Si tu es une entreprise personne morale (comme une société ou une association), voici les documents obligatoires à fournir pour souscrire à un contrat de domiciliation :
Justificatif d'identité de chaque dirigeant (en cours de validité et avec bande MRZ) :
- Carte nationale d'identité
- Passeport
- Titre de séjour
- Permis de conduire
Justificatif de domicile de chaque dirigeant :
- Facture d'énergie (électricité, gaz, eau)
- Facture de téléphone fixe
- Quittance de loyer
- Attestation d'assurance habitation
- Taxe d'habitation
- Taxe foncière
- Avis d'imposition
- Acte de propriété
Justificatif de coordonnées téléphoniques de chaque dirigeant :
- Facture de téléphone portable
- Contrat avec le fournisseur de services téléphoniques
Projet des statuts :
- Pour les entreprises en cours de formation, fournis une copie du projet de statuts. Ce document doit être clair, bien structuré et refléter les intentions et accords entre les parties prenantes.
Justificatif d’immatriculation pour les entreprises déjà existantes :
- Extrait de l'INPI : Justificatif d'immatriculation au Répertoire National des Entreprises. Pour obtenir ce document, tu peux le télécharger gratuitement ici.
Tous ces documents doivent impérativement être au nom du ou des dirigeants. Si tu rencontres des difficultés pour avoir des justificatifs à ton nom, merci de contacter nos services pour t'aider.
Lors de la soumission de tes documents, veille à respecter les exigences suivantes :
- Qualité : Les documents doivent être clairs, non pixelisés et bien cadrés.
- Intégralité : Assure-toi que chaque document est complet, en entier, et que tous les détails essentiels sont visibles.
- Couleur : Les copies doivent être en couleur pour garantir une représentation fidèle des originaux.
- Authenticité : Tous les documents fournis doivent être fidèles aux originaux, sans modifications ou altérations.
Il est crucial de noter qu'une vérification automatisée est effectuée sur tous les documents soumis. Les dossiers incomplets ou ne répondant pas aux critères énoncés ci-dessus ne seront pas traités. Cette rigueur est essentielle pour garantir une procédure fluide et conforme aux réglementations.
Que faire si les justificatifs fournis ne sont pas à mon nom ?
Si les justificatifs ne sont pas à ton nom, il vous faudra fournir le justificatif en question accompagné d'une attestation sur l'honneur du titulaire. Cette attestation devra également être accompagnée du justificatif d’identité du titulaire.
Où puis-je trouver un justificatif d’immatriculation de LE 204 ?
Tu peux télécharger un justificatif d'immatriculation de LE 204 directement depuis le site du Registre National des Entreprises. Pour ce faire, clique sur le lien suivant qui te redirigera vers la page de téléchargement : Télécharger le justificatif d'immatriculation de LE 204.
Quels services sont inclus dans mon contrat de domiciliation ?
Lorsque tu souscris à un contrat de domiciliation avec nous, tu bénéficies d'une gamme complète de services inclus et de prestations supplémentaires en option, adaptées à tes besoins professionnels.
Services inclus dans le contrat de domiciliation :
- Réception du courrier et de petits colis : Nous nous assurons de la réception sécurisée de tes courriers et de tes petits colis à l'adresse de domiciliation.
- Réexpédition hebdomadaire du courrier : Les courriers sont réexpédiés chaque semaine à l'adresse personnelle du dirigeant ou à celle d'un tiers (si une procuration est fournie).
- Réservation d'espaces de travail : Tu as accès à une plateforme en ligne pour réserver des espaces de travail selon tes besoins, que ce soit pour des réunions, des sessions de brainstorming ou simplement pour travailler dans un environnement professionnel.
Services en option :
Option 1 :
- Boîte aux lettres dédiée : Opte pour ta propre boîte aux lettres pour une réception personnalisée de tes courriers. Avec ce service, tu as la liberté de procéder à la levée de ton courrier selon ta convenance.
- Alerte par SMS : Dès la réception d'un courrier ou d'un colis, nous t'envoyons une alerte par SMS pour te tenir informé.
Option 2 :
- Numérisation du courrier : Nous numérisons et transmettons ton courrier par email le jour même de sa réception. Cela t'offre un accès rapide à tes courriers même à distance.
- Réexpédition des originaux : Les originaux sont réexpédiés chaque fin de mois à l'adresse personnelle du dirigeant ou à celle d'un tiers (si une procuration est fournie).
Combien de temps sont conservés les courriers et colis ?
Les courriers et colis sont systématiquement réexpédiés chaque semaine.
Pour ceux ayant choisi l'option de mise à disposition d'une boîte aux lettres dédiée :
- Courriers simples : Ces courriers sont mis à ta disposition et ne seront pas réexpédiés. Tu peux venir les récupérer selon ta convenance.
- Courriers spécifiques : Les courriers recommandés, suivis, plis d'huissier, et colis sont conservés pendant une durée de 7 jours. Si ces courriers ne sont pas récupérés durant ce délai, ils seront automatiquement réexpédiés pour garantir leur sécurité.
Colis volumineux : Tout colis trop grand pour être placé dans ta boîte aux lettres sera réexpédié le jour même de sa réception pour éviter tout encombrement et assurer une livraison rapide.
Quels sont les frais associés à la réexpédition d'un courrier recommandé ou d'un colis ?
Lorsque tu utilises notre service de réexpédition pour un courrier recommandé ou un colis, il est important de comprendre que les frais associés ne sont pas simplement ceux de l'acheminement postal. Outre les frais d'envoi via La Poste ou tout autre service de messagerie, plusieurs éléments entrent dans le coût total de la réexpédition :
- Frais de levée : Ces frais correspondent à la prestation de La Poste pour venir récupérer le courrier ou le colis à notre centre avant de l'acheminer vers sa destination finale.
- Suivi : Nous assurons un suivi rigoureux pour garantir que ton courrier ou colis arrive à la destination souhaitée en toute sécurité.
- Service après-vente (SAV) : En cas de problème ou de question, notre équipe est à ta disposition pour fournir des solutions et des réponses.
- Fournitures et consommables : Les matériaux nécessaires à la réexpédition, tels que les enveloppes, les étiquettes et autres, sont également inclus dans les frais.
- Main-d'œuvre : La manutention, le tri, le colisage et la préparation de ton courrier ou colis pour l'expédition nécessitent une intervention humaine, dont le coût est répercuté dans les frais globaux.
Ces différents éléments assurent un service de qualité et permettent de t'offrir une prestation complète et fiable.
Quels type de colis puis-je recevoir ?
Les colis de valeurs ne sont pas acceptés.
- Dimension et volume : Seuls les colis de petite taille, adaptés à une boîte aux lettres, sont acceptés. Tout colis encombrant ou livré sur palette est systématiquement refusé.
- Livraison spécifique : Les colis livrés dit "au pied du camion", non livré à l'étage ou nécessitant une quelconque manutention ne sont pas acceptés.
- Valeur du contenu : Les envois de haute valeur, supérieur à 500€TTC, ne sont pas pris en charge.
- Nature du contenu : Les colis contenant des denrées périssables, des produits dangereux ou des articles prohibés sont systématiquement refusés.
Y a-t-il des frais de dossier lors de la signature du contrat de domiciliation ?
Exonération des frais de dossier : Tu ne seras pas soumis à des frais de dossier si l'ensemble des critères suivants sont respectés :
- Tous les dirigeants de l'entreprise domiciliée sont des personnes physiques rattachées à l'entreprise.
- Tous les dirigeants de l'entreprise domiciliée résident en France.
- Tous les associés de l'entreprise domiciliée sont des personnes physiques rattachées à l'entreprise.
- Tous les associés de l'entreprise domiciliée résident en France.
- Tous les bénéficiaires effectifs de l'entreprise domiciliée ont un lien direct.
- Application des frais de dossier :
Si l'une des conditions ci-dessus n'est pas remplie, des frais de dossier seront alors appliqués.
Montant forfaitaire des frais de dossier : 50€ HT.
Est-ce que le tarif de la domiciliation va augmenter l’année prochaine ?
Sois rassuré, le tarif que tu as obtenu lors de la signature de ton contrat restera inchangé pour l'année prochaine. Nous ne prévoyons pas de revalorisation automatique pour les contrats en cours. Toutefois, note que les nouveaux contrats pourraient être soumis à des tarifs différents.
Puis-je recevoir du courrier personnel à l’adresse de mon entreprise ?
Attention ! Il est strictement interdit de recevoir du courrier personnel à l'adresse de ton entreprise. La domiciliation est effectuée au nom de ton entreprise et non à celui des dirigeants, associés ou salariés. Elle concerne exclusivement les activités de l'entreprise et non les affaires personnelles de ses membres.
L'utilisation des ressources et services de l'entreprise, comme son adresse administrative, pour des besoins personnels peut être qualifiée d'abus de biens sociaux. Pour rappel, ce délit est sévèrement puni par la loi : les dirigeants fautifs risquent jusqu'à cinq ans de prison et une amende de 375 000 euros, pouvant être complétée par une interdiction de gérer toute autre société.
Quel sera le montant de la CFE à payer avec un contrat de domiciliation ?
Si ton entreprise remplit certaines conditions, elle pourrait être éligible à une exonération de la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE).
Pour celles qui sont tenues de s'acquitter de la CFE, le montant est déterminé selon la tranche de chiffre d'affaires qu'elles ont enregistré au cours d'une période de 12 mois, en se basant sur les données financières de l'année N-2.
En France, le "siège social" peut être distingué de l'"établissement principal". Lorsqu'une entreprise dispose de plusieurs établissements, la CFE établie sur une base minimum est due au lieu de l'établissement principal et des établissements secondaires le cas échéant. Il ne s'agit pas systématiquement du siège social. Donc, si ton entreprise dispose d'autres établissements en complément de son siège social, et qu'aucune activité n'est menée à l'adresse du siège social, ce dernier ne sera pas assujetti à cette cotisation.
Pour obtenir une évaluation précise de la CFE que tu pourrais être amené à payer, nous te conseillons vivement de consulter un expert-comptable ou de prendre contact avec le Services des Impôts des Entreprises (SIE).
Source : Préfecture du Bas-Rhin - août 2023
Je vais m’installer dans des locaux, dois-je obligatoirement transférer le siège social de mon entreprise ?
Tu n'as pas l'obligation de transférer le siège social de ton entreprise en t'installant dans de nouveaux locaux. La localisation du siège social et celle de l'établissement sont deux choses différentes et ont des implications administratives distinctes.
- Siège social : Il s'agit de l'adresse administrative de ton entreprise, où se trouvent, en principe, la direction et la prise des décisions majeures. C'est cette adresse qui est mentionnée dans les statuts de la société et auprès des diverses administrations.
- Établissement : Il désigne le lieu physique où sont exercées les activités commerciales, industrielles ou artisanales. Une entreprise peut avoir plusieurs établissements (principal, secondaire, complémentaire...).
Ainsi, lorsque tu t'installes dans de nouveaux locaux, tu peux simplement les déclarer comme un établissement sans avoir à transférer le siège social. Cette distinction peut faciliter certaines démarches administratives et être économiquement avantageuse.
Tu évites ainsi, la convocation d'une assemblée général, la rédaction de procès-verbaux, la modification des statuts de l'entreprise, les publications légales, les frais administratifs, les modifications de tes documents juridiques (contrats, factures, bons de commande, site internet...)....
Je souhaite transférer le siège social de mon entreprise vers une nouvelle adresse, quelles sont les étapes ?
Si tu transferts de ton adresse actuelle vers celle de LE 204 :
- Souscription à un contrat de domiciliation : Avant de commencer toute démarche, souscrivez à un contrat de domiciliation. Ce contrat sera nécessaire pour justifier votre nouvelle adresse lors des étapes suivantes.
- Dépôt de la demande de transfert : Après avoir obtenu votre contrat de domiciliation, vous devrez déposer une demande de transfert de siège social auprès du centre des formalités des entreprises.
Si vous transférez depuis LE 204 vers une autre adresse :
- Dépôt de la demande de transfert : La première chose à faire est de déposer ta demande de transfert de siège social auprès du centre des formalités des entreprises.
- Résiliation du contrat de domiciliation : Une fois le transfert du siège social effectué, procède à la résiliation du contrat de domiciliation avec LE 204. Pour cela, envoie une demande par courrier recommandé, accompagnée d'un justificatif montrant que l'entreprise n'est plus domiciliée à l'adresse de LE 204.
Nos partenaires peuvent t'aider dans ces différentes étapes et faire les démarches pour vous.
Je cesse mon activité, comment résilier le contrat de domiciliation ?
Si tu cesses ton activité, la résiliation du contrat de domiciliation nécessite quelques étapes importantes à respecter :
Il est essentiel de suivre ces étapes pour garantir une transition en douceur et éviter tout désagrément administratif ou juridique.
- Maintenir le contrat durant la liquidation : Même si tu as décidé de cesser ton activité, tu dois conserver ton contrat de domiciliation en place jusqu'à la radiation effective de ton entreprise. C'est essentiel car, pendant toute la période de liquidation, qu'elle soit amiable ou judiciaire, ton entreprise conserve sa personnalité juridique et, par conséquent, doit disposer d'une adresse de siège social.
- Résiliation post-radiation : Après avoir terminé toutes les démarches de cessation et une fois que ton entreprise est officiellement radiée, tu peux alors résilier le contrat de domiciliation. Pour ce faire, envoie-nous une demande de résiliation par courrier recommandé, accompagnée d'un justificatif de radiation de ton entreprise.